De voordelen van cloud boekhoudsystemen
Cloud boekhoudsystemen veranderen de manier waarop bedrijven werken en hun financiële informatie beheren. Als je nog niet hebt gekeken of je je processen kunt upgraden om er cloud boekhoudsystemen in op te nemen, kun je de volgende acht voordelen overwegen.
1. Snelheid
De automatisering die inherent is aan online boekhouding versnelt routinetaken, en helpt je medewerkers meer terrein te bestrijken en meer gegevens te verwerken dan ooit tevoren. Automatisering van belangrijke processen kan dubbel werk en andere menselijke fouten voorkomen, wat tijd, moeite en geld bespaart bij het actueel en nauwkeurig krijgen van je financiële gegevens.
Cloud boekhoudsystemen worden ook voortdurend automatisch bijgewerkt geïnstalleerde softwareverbeteringen en updates gebeuren achter de schermen, met weinig tot geen tussenkomst van jou.
2. Veiligheid
De conventionele manieren om bedrijfsboekhoudsystemen te gebruiken kunnen kwetsbaar zijn als het op beveiliging aankomt. Back-up systemen kunnen problematisch zijn met verschillende versies van hetzelfde bestand, en de opslag daarvan kan duur zijn. Ook kunnen gegevens verloren gaan en niet meer hersteld kunnen worden.
Met cloud accounting echter worden je gegevens voortdurend geback-upt en veilig offsite opgeslagen. Zelfs als je je IT hardware verliest door virussen, diefstal, ongelukken of veroudering, zullen al je gegevens nog steeds beveiligd en toegankelijk zijn via je cloud systeem.
3. Schaalbaarheid
Cloud boekhoudsystemen hebben het vermogen om op te schalen en te flexibiliseren om aan de eisen en wensen van een groeiende onderneming te voldoen.
Met deze schaalbaarheid hoef je je geen zorgen te maken over de overstap naar een meer uitgebreide boekhoudoplossing als de onderneming uitbreidt. Het systeem kan ook aangepast en gemodelleerd worden om alle diensten en functies te bieden die je bedrijf nodig heeft via integraties met andere add-ons en software opties.
4. Centralisatie
Een ander belangrijk voordeel van het gebruik van cloud boekhoudsystemen is de centralisatie en uitwisselingsmogelijkheden van een cloud gebaseerd bestand. Met cloud accounting heb je altijd maar één gegevensbestand, dus is er geen kans dat verschillende afdelingen of medewerkers binnen verschillende versies van hetzelfde bestand werken. Dit maakt eenvoudig beheer van gebruikerstoegang en inlogrechten mogelijk, en zorgt er tevens voor dat iedereen dezelfde gegevens bekijkt.
Het maakt ook real time IT en hulp bij het oplossen van problemen mogelijk, want alle betrokken partijen kunnen tegelijk bij hetzelfde bestand en samen het probleem oplossen.
5. Nauwkeurigheid
Gezien de mogelijkheid om de meeste functies in cloud boekhoudsoftware te automatiseren, worden zaken als menselijke fouten verminderd en ontstaat nauwkeurigheid en efficiëntie door het gebruik van repeterende factuur- of journaalsjablonen of automatisch teruggedraaide accrual journaals.
Bank feeds bieden de geruststelling dat alles wat via de bankrekening verwerkt is, ook in je cloud boekhoudbestand weergegeven en met elkaar in overeenstemming gebracht wordt, zodat niets over het hoofd gezien wordt of niets toegevoegd wordt wat niet werkelijk gebeurd is.
6. Toegankelijkheid
Cloud-gebaseerde boekhoudsoftware is 24/7 toegankelijk, wat velen onder jullie misschien geen goede zaak vinden! Maar in de digitale wereld waarin we leven helpt de toegang tot en de timing van, actuele financiële informatie je om onderweg beslissingen te nemen met gegevens binnen handbereik.
Toegang kan van overal op elk toestel, met browser mogelijkheden. Je hebt zelfs toegang tot real-time analytics voor diepgaandere rapportage en actuele informatie.
7. Efficiëntie
Het stroomlijnen van je processen en het stimuleren van efficiëntie kan je bedrijfsresultaat verbeteren. Een cloud boekhoudsysteem gebruiken is een eenvoudige manier om je efficiëntie te verhogen en je medewerkers te helpen hun tijd optimaal te benutten.
8. Integratie met andere platforms
Integratie met salarisadministratie, CRM en andere kritieke hulpmiddelen is mogelijk wanneer je een cloud-gebaseerd boekhoudsysteem gebruikt. Je boekhoudsoftware kan de hoeksteen zijn van een groter, meer uitgebreid netwerk van programma’s die je helpen bij het runnen van vele aspecten van je bedrijf.
Hier is een voorbeeld: je zou je cloud boekhoudsysteem kunnen verbinden met software die rapporten maakt voor je verkooppijplijn, je voorraadsysteem en je cash flow prognose.
